Atunci când achiziționați produse sau servicii, este posibil să întâlniți două documente care par similare: o factură proformă și o factură. Deși conțin adesea informații similare, acestea servesc scopuri diferite și au implicații juridice diferite.
Înțelegerea diferenței dintre aceste documente este importantă atât pentru companii, cât și pentru clienții persoane fizice.
Cuprins
Ce este o factură proformă?
O factură proformă este un document preliminar emis înainte de finalizarea unei vânzări. Aceasta informează clientul cu privire la produsele sau serviciile oferite, prețurile acestora, condițiile de plată și alte detalii ale tranzacției.
O factură proforma nu este un document contabil și nu confirmă că a avut loc o vânzare. Este utilizată în mod obișnuit ca:
- O cotație sau o ofertă de preț
- O solicitare de plată în avans
- O confirmare a comenzii
- Un document utilizat în cadrul tranzacțiilor comerciale internaționale
Deoarece o factură proforma nu documentează o vânzare efectivă, aceasta nu poate fi utilizată, de obicei, în scopuri contabile sau fiscale.
Ce este o factură?
O factură este un document contabil oficial emis după vânzarea unui produs sau a unui serviciu. Aceasta confirmă că a avut loc o tranzacție și specifică suma datorată de cumpărător.
În funcție de reglementările locale, o factură poate include:
- Numărul facturii
- Data emiterii
- Datele vânzătorului și ale cumpărătorului
- Descrierea produselor sau serviciilor
- Cantitatea și prețurile unitare
- Informații fiscale
- Suma totală de plată
- Termenul de plată
Facturile sunt utilizate pentru contabilitate, raportarea fiscală și decontările financiare.
Diferențe cheie între o factură proformă și o factură
| Factură proformă | Factură |
|---|---|
| Document preliminar | Document contabil oficial |
| Emită înainte de finalizarea vânzării | Emită după vânzare sau prestarea serviciului |
| Nu generează o obligație fiscală | Poate genera o obligație fiscală în funcție de reglementările locale |
| De obicei, nu poate fi utilizată în scopuri contabile | Utilizată pentru evidența contabilă și fiscală |
| Folosită adesea pentru a solicita plata | Confirmă că plata este datorată sau a fost solicitată |
| Nu dovedește că a avut loc o tranzacție | Confirmă că a avut loc o tranzacție |
Când ar trebui utilizată o factură proformă?
O factură proformă este utilizată de obicei atunci când:
- Se solicită plata înainte de livrare
- Se pregătesc comenzi personalizate
- Se vând produse la nivel internațional
- Se furnizează clienților o ofertă detaliată
- Se confirmă detaliile comenzii înainte de emiterea facturii finale
Când trebuie utilizată o factură?
O factură trebuie emisă atunci când:
- Bunurile au fost vândute
- Au fost prestate servicii
- O tranzacție trebuie înregistrată în scopuri contabile
- Reglementările fiscale impun documentarea tranzacției
Rezumat
Deși o factură proformă și o factură pot părea similare, ele au scopuri diferite. O factură proformă este un document informativ utilizat înainte de finalizarea unei tranzacții, în timp ce o factură este un document financiar oficial care confirmă o vânzare și poate fi utilizat în scopuri contabile și fiscale.
Companiile utilizează adesea facturile proforma pentru a furniza informații privind plata înainte de livrare, apoi emit o factură finală odată ce tranzacția a fost finalizată.