Backupul e-mailurilor, arhivarea e-mailurilor și jurnalizarea e-mailurilor protejează corespondența de afaceri în moduri diferite. Un backup este copia principală de recuperare utilizată atunci când mesajele sau alte date de găzduire trebuie restaurate.
Cuprins
Care este diferența dintre backup, arhivare și jurnalizare?
| Funcție | Scop principal | Cea mai potrivită utilizare |
|---|---|---|
| Backup de e-mail | Recuperarea unei copii a datelor de e-mail după pierdere sau întreruperea serviciului | Ștergere, compromiterea contului, eșecul recuperării sau indisponibilitatea furnizorului |
| Arhivarea e-mailurilor | Păstrarea mesajelor disponibile pentru-termen și pentru căutare | Referințe, gestionarea înregistrărilor și păstrarea controlată |
| Jurnalizarea e-mailurilor | Captarea unei înregistrări a activității de e-mail pentru revizuire | Supraveghere, investigații și procese de conformitate |
Diferența esențială constă în rezultatul dorit. Copia de rezervă este concepută în jurul recuperării. Arhivarea este concepută în jurul accesului la mesajele păstrate. Jurnalizarea este concepută în jurul creării unei înregistrări a activității mesajelor. O arhivă sau un jurnal pot păstra informații, dar păstrarea în sine nu le transformă într-un sistem complet de recuperare.
Cum sprijină backupul recuperarea
O copie de rezervă descărcată este o copie a site-ului web, a bazei de date, a e-mailurilor sau a datelor de găzduire salvată în afara mediului de găzduire. Această locație de stocare separată este importantă, deoarece o copie din afara mediului original poate rămâne disponibilă atunci când datele originale nu pot fi utilizate.
Prin urmare, copia de rezervă este cea mai directă opțiune pentru recuperarea e-mailurilor de afaceri după ștergerea accidentală, o breșă de securitate a contului sau pierderea accesului la mediul de găzduire. Rezultatul recuperării disponibile depinde de conținutul copiei de rezervă și de modul în care aceasta poate fi restaurată. O copie de rezervă trebuie protejată, deoarece poate conține informații sensibile. Copiile de rezervă descărcate pot conține date referitoare la site-ul web, baza de date, e-mail sau găzduire și trebuie stocate în siguranță.
Presiunea asupra spațiului de stocare este un alt motiv pentru a planifica recuperarea separat de utilizarea căsuței poștale. Epuizarea spațiului de stocare poate duce la e-mailuri pierdute, copii de rezervă eșuate, probleme cu aplicațiile și alte probleme neașteptate. Un audit al spațiului de stocare ajută la identificarea elementelor care ocupă spațiu și poate contribui la recuperarea acestuia în condiții de siguranță. Auditurile spațiului de stocare al căsuțelor poștale pot identifica datele care consumă spațiu și pot ajuta la recuperarea acestuia în condiții de siguranță.
În ce fel arhivarea diferă de backup
Arhivarea păstrează mesajele selectate sau reținute disponibile pentru accesul viitor. Principala sa utilitate este căutarea și consultarea. O echipă poate folosi o arhivă pentru a găsi o conversație mai veche fără a păstra fiecare mesaj în căsuța poștală activă.
Arhivarea nu trebuie utilizată ca singurul plan de recuperare. O arhivă poate ajuta la localizarea unui mesaj, dar nu constituie automat o copie separată de recuperare a întregului mediu de e-mail. De asemenea, poate depinde de accesul la serviciul de arhivare. Pentru recuperarea în urma ștergerii, a compromiterii contului sau a indisponibilității furnizorului, păstrați o copie de rezervă separată, pe lângă arhivă.
În ce fel jurnalizarea diferă de backup și arhivare
Jurnalizarea creează o înregistrare a activității de e-mail pentru revizuire. Acest lucru o face utilă atunci când o companie are nevoie de o urmă de dovezi pentru supraveghere, investigații sau activități de conformitate. Obiectivul său principal este înregistrarea mesajelor și a activității, nu restaurarea unei căsuțe poștale sau a unui mediu complet de găzduire.
Jurnalizarea poate sprijini cerințele de conformitate, dar nu ar trebui să înlocuiască backup-ul. Un jurnal poate arăta că un mesaj a existat sau a fost trimis, în timp ce un backup are rolul de a furniza date recuperabile. De asemenea, jurnalizarea nu elimină necesitatea unei stocări sigure. Înregistrările corespondenței de afaceri pot conține informații sensibile și trebuie protejate.
Comparație în funcție de nevoile de protecție
| Nevoie | Funcția cea mai potrivită | Motiv |
|---|---|---|
| Recuperarea mesajelor șterse | Copie de rezervă | Recuperarea este scopul principal al unei copii de rezervă. |
| Găsirea rapidă a mesajelor mai vechi | Arhivare | Arhivarea se concentrează pe păstrarea accesului și a posibilității de căutare. |
| Analizarea activității de e-mail | Jurnalizare | Jurnalizarea creează o înregistrare pentru supraveghere și investigație. |
| Răspuns la compromiterea contului | Copie de rezervă plus stocare securizată | O copie separată permite recuperarea atunci când contul sau căsuța poștală nu mai sunt de încredere. |
| Pregătirea pentru indisponibilitatea furnizorului | Copie de rezervă stocată în afara mediului de găzduire | Copia de recuperare este separată de mediul original. |
| Susținerea proceselor reglementate | Arhivare și jurnalizare, cu backup | Arhivarea susține accesul, jurnalizarea susține revizuirea, iar backup-ul susține recuperarea. |
Ce abordare se potrivește unei întreprinderi mici?
O întreprindere mică ar trebui să trateze backup-ul ca pe un nivel esențial de recuperare. Adăugați arhivarea atunci când personalul are nevoie de acces fiabil la e-mailurile mai vechi sau când trebuie gestionat spațiul de stocare al căsuțelor poștale active. Adăugați jurnalizarea atunci când întreprinderea are nevoie de o evidență a activității de e-mail în scopul supravegherii sau al conformității.
Combinația practică este reprezentată de backup plus orice funcție de acces sau de revizuire care corespunde nevoilor companiei. Nu vă bazați doar pe o arhivă sau pe jurnalizare pentru a recupera e-mailurile după ștergere, compromitere sau pierderea accesului la furnizor.
Ce abordare se potrivește unei echipe reglementate?
O echipă reglementată are de obicei nevoie de funcții separate pentru rezultate distincte: backup pentru recuperare, arhivare pentru păstrarea accesului și jurnalizare pentru revizuire și dovezi. Menținerea acestor roluri distincte clarifică dacă echipa încearcă să restaureze date, să găsească un mesaj vechi sau să examineze activitatea de e-mail.
Toate copiile trebuie gestionate în condiții de siguranță. Copiile de rezervă descărcate pot conține date sensibile, astfel încât stocarea în afara mediului de găzduire trebuie protejată. O combinație clară între copiile de rezervă, arhivare și jurnalizare oferă echipei suport pentru recuperare fără a utiliza un instrument de păstrare a înregistrărilor ca substitut pentru copiile de rezervă.