În primul rând, înregistrarea MX face parte din intrările din zona DNS a domeniului și, prin urmare, din configurația acestuia. Dacă privim setările domeniului ca pe o structură arborescentă, atunci serverele DNS reprezintă rădăcina acesteia, în timp ce zona DNS și înregistrările sunt ramuri, fiecare având propriul scop și un rol atribuit.
Înregistrările MX au rolul de a indica unde vor fi gestionate căsuțele de e-mail ale unui anumit domeniu și, mai precis, dacă expeditorul trimite un mesaj, de exemplu, către o căsuță poștală [email protected] pe care o dețineți, atunci, în primul rând, se va verifica dacă un astfel de domeniu există; în pasul următor, se va verifica unde se află serverele DNS și, pe baza acestora, va apărea al treilea pas, și anume interogarea înregistrărilor MX, astfel încât serverul expeditorului mesajului să știe exact unde să livreze mesajul.
Merită menționat faptul că e-mailurile nu trebuie neapărat gestionate de același furnizor de servicii și pe același server pe care se află și funcționează site-ul web.
Pentru a utiliza căsuțele de e-mail create pe mybox.com și pentru ca mesajele să fie livrate corect în aceste căsuțe poștale, zona DNS a domeniului ar trebui să conțină următoarele intrări:
mx-1.mybox.com mx-2.mybox.com